Chi intende costituire un'Unione civile deve darne comunicazione all'Ufficiale dello Stato Civile di un Comune a loro scelta, tramite consenga a mano all'Ufficio protocollo del Comune, servizio postale, fax, posta elettronica/PEC. L'Ufficiale dello Stato civile comunicherà immediatamente la data in cui entrambi le parti potranno sottoscrivere il processo verbale di richiesta di Unione civile, che dovrà essere sottoscrittao contemporaneamente e congiuntamente da entrambi le parti, all’Ufficiale dello Stato civile in un Comune di loro scelta.
La richiesta di costituzione dell'Unione civile può essere fatta anche da persona che ne ha avuto speciale incarico (procura speciale) delle parti.
Nell'istanza deve essere indicata la scelta del regime patrimoniale della coppia (separazione o unione dei beni), e se si opta per un cognome comune; entrambe tali indicazioni dovranno essere riportate sull'atto di costituzione dell'unione civile.
Ricevuta la richiesta di costituzione dell'Unione civile, L'Ufficiale dello Stato civile redige un processo verbale, in cui indica l'identità delle persone comparse, la richiesta a lui fatta, le dichiarazioni delle parti o di chi le rappresenta. Il processo verbale dovrà essere sottoscritto dai richiedenti e dall'ufficiale dello stato civile.
I controlli
L'Ufficiale dello stato civile deve verificare l'esattezza delle dichiarazioni ricevute e può acquisire d'ufficio eventuali documenti che ritenga necessari per provare l'inesistenza di impedimenti alla costituzione dell'Unione civile. Tali verifiche devono essere effettuate entro 30 giorni dalla redazione del processo verbale. Della conclusione dei controlli l’ufficiale dello Stato civile deve dare formale comunicazione agli interessati.
Il nulla osta per i cittadini stranieri
Nel caso di cittadini stranieri, devono presentare il nulla osta all’unione civile rilasciato dall'autorità straniera competente (consolato straniero in Italia). Il nulla osta dovrà fare esplicito riferimento all’Unione o Matrimonio tra persone dello stesso sesso. L’eventuale impedimento alla costituzione di un’unione tra persone dello stesso sesso attestato dall’autorità straniera non è causa di impedimento alla costituzione dell’Unione civile.
L'unione civile deve essere costituita entro 180 giorni dalla conclusione delle verifiche delle dichiarazioni ricevute.